Note : un agrément ne peut être créé que si le contrat "parent" (= contrat initial) est préalablement signé des deux parties prenantes.
Créer un agrément
Depuis l'onglet « Contrats » :
Rechercher le contrat grâce aux filtres de recherche sur lequel doit être créé l'agrément, puis accéder au contrat en cliquant dessus directement
Depuis le contrat signé des deux parties, cliquer sur "Ajouter" >"Un agrément".
Sur l'écran de création de l'agrément, renseigner les informations demandées
Définir la source de l'agrément à partir des 3 possibilités :
Des pièces du contrat : vous pourrez sélectionner une ou plusieurs pièces du contrat déjà signées ainsi que des documents de conformité
> Cliquer sur "Des pièces du contrat"
> Sélectionner les pièces que vous souhaitez ajouter et définissez si elles doivent être "à signer"
> En choisissant l’option “à signer”, vous aurez la possibilité de définir et de placer les signatures à l’endroit souhaité.Cliquer sur la page où vous souhaitez placer les signatures
> Déplacer la première signature à l’endroit désiré, puis cliquer sur “Ajouter une signature” pour insérer la seconde.
> Positionner la seconde signature à l’emplacement souhaité, puis cliquer sur "Confirmer les postions"
> Une fois que vous aurez choisi tous les pièces nécessaires pour votre agrément, il vous suffira de cliquer sur “Valider” pour finaliser la création de ce dernier
D'un fichier déjà signé par le sous-traitant et le client, à signer par les nouveaux signataires (sponsors) : vous souhaitez importer un agrément signé du sous-traitant et du client (vous) pour le faire signer aux signataires externes (parties tierces et non inscrites sur AddWorking)
> Cliquer sur "Importer un fichier"
> Définisser l'option de signature à partir de 3 possibilités :
Page spécifique (signature qui sera mise en bas de page sur la page que vous aurez indiquée)
Dernière page (signature qui sera mise en bas de page sur la dernière page)
Placement visuel (signature qui sera mise à l'emplacement que vous aurez choisi)
A noter : Si vous optez pour des signatures en placement visuel, vous devrez cliquer sur la pièce où vous souhaitez placer les signatures.
> Positionner la première signature, puis cliquer sur “Ajouter une signature” et positionner la seconde.
Une fois les signatures positionnées, cliquer sur “Confirmer les positions”.
D'un fichier déjà signé en dehors de la plateforme par toutes les parties prenantes : vous souhaitez importer un agrément déjà signé par toutes les parties.
> Cliquer sur "Importer un fichier"
saisir le n° de l'agrément, si besoin
renseigner les signataires externes qui devront signer l'agrément
définir un circuit de validation (si applicable)
puis cliquer sur "Créer".
Une fois l'agrément généré, je peux :
si besoin, rajouter des documents spécifique en cliquant sur Action > Une annexe spécifique
mettre l'agrément en signature auprès des deux parties externes précédemment renseignées.
Comment les parties externes signataires peuvent signer l'agrément
Lorsque mon agrément est mise en signature :
le premier signataire reçoit une notification email avec un lien lui permettant d'accéder à l'agrément.
Il pourra en prendre connaissance et cliquer sur "Signer" en bas à droite.
Une fois signé, il pourra "Télécharger le document" directement
Puis, le second signataire reçoit une notification email avec un lien lui permettant d'accéder à l'agrément
Il pourra en prendre connaissance et cliquer sur "Signer" en bas à droite
Une fois signé, il pourra "Télécharger le document" directement
L'agrément étant signé des deux parties, chaque signataire peut en demander l'accès en cliquant sur le lien de l'email qu'ils auront reçu
Attention : Ce lien ne sera disponible que durant 30 jours
Passé ce délai, l'agrément ne sera plus accessible.
Le signataire reçoit ensuite un email avec un lien lui permettant de télécharger l'agrément.
Le signataire pourra télécharger pièce par pièce ou l'ensemble des pièces de l'agrément en une seule fois.
