Note : un agrément ne peut être créé que si le contrat "parent" (= contrat initial) est préalablement signé des deux parties prenantes.
Créer un agrément
Depuis l'onglet « Contrats », recherchez le contrat grâce aux filtres de recherche sur lequel doit être créé l'agrément, puis accédez au contrat en cliquant dessus directement.
Depuis le contrat signé des deux parties, cliquez sur "Ajouter" >"Un agrément".
Sur l'écran de création de l'agrément, renseignez les informations demandées
Définir la source de l'agrément à partir des 3 possibilités :
Des pièces du contrat : vous pourrez sélectionner une ou plusieurs pièces du contrat déjà signées ainsi que des documents de conformité
> Cliquez sur "Choisir les pièces"
> Sélectionnez les pièces que vous souhaitez ajouter et définissez si elles doivent être "à signer"
> Les pièces ajoutées sont listées à gauche.
Vous pouvez :- supprimer des pièces avec l'icône "poubelle"
- retirer ou ajouter la notion de signature en cliquant sur "À signer"
D'un fichier déjà signé par le sous-traitant et le client, à signer par les nouveaux signataires (sponsors) : vous souhaitez importer un agrément signé du sous-traitant et du client (vous) pour le faire signer aux signataires externes (parties tierces et non inscrites sur AddWorking)
> Cliquez sur "Importer un fichier"> Indiquez le numéro de page où la signature doit s'apposer ou cochez "dernière page" si elle doit apparaitre sur la dernière page
D'un fichier déjà signé en dehors de la plateforme par toutes les parties prenantes : vous souhaitez importer un agrément déjà signé par toutes les parties.
> Cliquez sur "Importer un fichier"
saisir le n° de l'agrément, si besoin
renseigner les signataires externes qui devront signer l'agrément
définir un circuit de validation (si applicable)
puis cliquez sur "Créer".
Une fois l'agrément généré, je peux :
si besoin, rajouter des documents spécifique en cliquant sur Action > Une annexe spécifique
mettre l'agrément en signature auprès des deux parties externes précédemment renseignées.
Comment les parties externes signataires peuvent signer l'agrément
Lorsque mon agrément est mise en signature :
le premier signataire reçoit une notification email avec un lien lui permettant d'accéder à l'agrément.
Il pourra en prendre connaissance et cliquer sur "Signer" en bas à droite.
Une fois signé, il pourra "Télécharger le document" directement.
Puis, le second signataire reçoit une notification email avec un lien lui permettant d'accéder à l'agrément.
Il pourra en prendre connaissance et cliquer sur "Signer" en bas à droite.
Une fois signé, il pourra "Télécharger le document" directement.
L'agrément étant signé des deux parties, chaque signataire peut en demander l'accès en cliquant sur le lien de l'email qu'ils auront reçu.
Attention : Ce lien ne sera disponible que durant 30 jours.
Passé ce délai, l'agrément ne sera plus accessible.
Le signataire reçoit ensuite un email avec un lien lui permettant de télécharger l'agrément.
Le signataire pourra télécharger pièce par pièce ou l'ensemble des pièces de l'agrément en une seule fois.
