Note : un agrément ne peut être créé que si le contrat "parent" (= contrat initial) est préalablement signé des deux parties prenantes.
Créer un agrément
Depuis l'onglet « Contrats » :
Rechercher le contrat grâce aux filtres de recherche sur lequel doit être créé l'agrément, puis accéder au contrat en cliquant dessus directement
Depuis le contrat signé des deux parties, cliquer sur "Ajouter" >"Un agrément".
Sur l'écran de création de l'agrément, définissez dans un premier temps le nombre de signataire requis en cliquant sur "Ajouter un signataire"
(exemple : 1,2,3,4,5... signataires)
Définissez ensuite la source de l'agrément à partir des 3 possibilités :
Des pièces du contrat : vous pourrez sélectionner une ou plusieurs pièces du contrat déjà signées ainsi que des documents de conformité
> Cliquer sur "Des pièces du contrat"
> Sélectionner les pièces que vous souhaitez ajouter et définissez si elles doivent être "à signer"
> En choisissant l’option “à signer”, vous aurez la possibilité de définir et de placer la ou les signatures à l’endroit souhaité.Cliquer sur la page où vous souhaitez placer la ou les signatures
> Cliquer sur "Ajouter une signature" puis déplacer la signature à l’endroit désiré.
Si vous avez plusieurs signataires (2,3,4,5... signatures), continuer l'opération afin de placer toutes les signatures
> Une fois la ou les signatures placées, cliquer sur "Confirmer les postions"
> Une fois que vous aurez choisi tous les pièces nécessaires pour votre agrément, il vous suffira de cliquer sur “Valider” pour finaliser la création de ce dernier
D'un fichier déjà signé par le sous-traitant et le client, à signer par les nouveaux signataires (sponsors) : vous souhaitez importer un agrément signé du sous-traitant et du client (vous) pour le faire signer aux signataires externes (parties tierces et non inscrites sur AddWorking)
> Cliquer sur "Importer un fichier"
> Définir l'option de signature à partir de 3 possibilités :
Page spécifique (signature qui sera mise en bas de page sur la page que vous aurez indiquée)
Dernière page (signature qui sera mise en bas de page sur la dernière page)
Placement visuel (signature qui sera mise à l'emplacement que vous aurez choisi)
A noter : Si vous optez pour des signatures en placement visuel, vous devrez cliquer sur la pièce où vous souhaitez placer les signatures.
> Positionner la ou les signatures, en cliquant sur “Ajouter une signature”.
Une fois la ou les signatures positionnées, cliquer sur “Confirmer les positions”.
D'un fichier déjà signé en dehors de la plateforme par toutes les parties prenantes : vous souhaitez importer un agrément déjà signé par toutes les parties.
> Cliquer sur "Importer un fichier"
Ensuite :
saisir le n° de l'agrément, si besoin
renseigner le ou les signataires externes qui devront signer l'agrément
définir un circuit de validation (si applicable)
puis cliquer sur "Créer".
Une fois l'agrément généré, je peux :
si besoin, rajouter des documents spécifique en cliquant sur "Action" > "Une annexe spécifique"
mettre l'agrément en signature auprès du ou des signataires externes précédemment renseignées.
Comment le ou less parties externes signataires peuvent signer l'agrément
Lorsque mon agrément est mise en signature :
le premier signataire reçoit une notification email avec un lien lui permettant d'accéder à l'agrément.
Il pourra en prendre connaissance et cliquer sur "Signer" en bas à droite.
Une fois signé, il pourra "Télécharger le document" directement
Si il y a plusieurs signataires, le second signataire reçoit une notification email avec un lien lui permettant d'accéder à l'agrément
Il pourra en prendre connaissance et cliquer sur "Signer" en bas à droite
Une fois signé, il pourra "Télécharger le document" directement
Lorsque tous les signataires ont signé l'agrément, chaque signataire peut en demander l'accès en cliquant sur le lien de l'email qu'ils auront reçu
Attention : Ce lien ne sera disponible que durant 30 jours
Passé ce délai, l'agrément ne sera plus accessible.
Le signataire reçoit ensuite un email avec un lien lui permettant de télécharger l'agrément.
Le signataire pourra télécharger pièce par pièce ou l'ensemble des pièces de l'agrément en une seule fois.
