Que vous souhaitiez utiliser un modèle de contrat déjà existant, en modifier un ou en éditer un nouveau, tout est réalisable directement via l'éditeur de contrat.
A noter : seuls les utilisateurs ayant le rôle "Administrateur" peuvent accéder au module de gestion des modèles de contrat
Le tout est résumé dans une vidéo tutorielle que vous pouvez consulter en cliquant ici.
Intégrer un nouveau modèle de contrat
Depuis l'onglet "Contrats",
Cliquer en haut à droite (petits carrés d'action) puis sur "Modèles de contrats"
Sur l'index des modèles, vous retrouvez l'ensemble des modèles déjà existants ainsi que leur statut :
publié (le modèle est actuellement disponible et utilisable)
brouillon (le modèle n'est pas encore publié et n'est pas utilisable)
Pour créer un nouveau modèle :
Cliquer en haut à droite (petits carrés d'action) puis sur "Créer un modèle"
Renseigner le nom du modèle
Choisisser le type de marché (optionnel)
(Cocher la case "Sert pour un avenant" uniquement si le modèle que vous souhaitez créer est un modèle d'avenant et non de contrat)
Cliquer sur le bouton "Créer"
Cliquer sur le "+" puis choisissez le type de pièce vous souhaitez ajouter.
A noter : Il est possible d'ajouter autant de pièces que nécessaire sur un modèle (exemple : le corps du contrat + différentes annexes)
Différents types de pièces peuvent être ajoutées :
un modèle vierge à créer de A à Z : une page blanche s'ouvrira dans l'éditeur et vous pourrez créer entièrement le modèle puis le variabiliser
un document au format Word (docx) que vous importez depuis votre ordinateur puis que vous variabiliserez dans l'éditeur
un document PDF (document fixe, non modifiable) - pour une annexe qui n'a pas besoin d'être variabilisée par exemple
Une fois le type de pièce choisi, vous pourrez définir si la pièce doit être signable à partir de 3 possibilités :
Positionnement automatique en dernière page (signature qui sera mise en bas de page sur la dernière page)
Positionnement automatique sur une page précise (signature qui sera mise en bas de page sur la page que vous aurez indiquée)
Positionnement libre (signature qui sera mise à l'emplacement que vous aurez choisi)
Vous avez ensuite accès à l'éditeur de contrat dans lequel vous pouvez créer votre contrat ou bien modifier celui que vous avez importé en Word.
A noter : Si vous optez pour des signatures en positionnement libre, deux variables seront générées automatiquement. Vous pourrez ensuite les placer à l'endroit de votre choix pour que les signatures apparaissent comme vous le souhaitez dans votre pièce de contrat.
Variabiliser un modèle de contrat
Créer une variable
Sur l'éditeur de la pièce du contrat , le bouton "Ajouter des variables" apparait en bas à droite.
Compléter les informations de la variable :
Donner le Nom de la variable
Définir la Valeur (= le type de variable)
Valeur automatique : donnée qui sera reprise automatiquement de la plateforme parmi les champs disponibles dans la liste déroulante " Valeur automatique)
Texte court : texte libre ne nécessitant pas de retour à la ligne
Paragraphe : texte long libre
Date : une format date uniquement pourra être sélectionné
Options : définissez les différents options qui seront proposées au rédacteur du contrat
cliquer sur "Valider" votre choix
Donner une Description : texte d'aide qui sera visible du rédacteur du contrat pour l'aider à compléter la variable
Définir si le Renseignement de la variable est requis ou non ( = obligatoire ou non)
Cliquer sur "Créer" la variable
Insérer une variable
Pour insérer une variable dans le texte du contrat :
positionner le pointeur (clic) à l'endroit où vous souhaitez ajouter la variable dans le texte
cliquer sur l'icône verte "+" à côté du nom de la variable à insérer
Une fois la pièce variabilisée :
cliquer sur "Enregistrer" puis sur la flèche en haut à gauche du nom de la pièce du contrat pour revenir sur la page principale du modèle de contrat
Définir les documents légaux demandés au sous-traitant dans le cadre du modèle de contrat
Depuis la page principale du modèle de contrat, vous avez la possibilité de définir quels documents doivent obligatoirement être fournis par le sous-traitant dans le cadre d'un contrat issu de ce modèle, et sans lesquels le contrat ne pourra pas être mis en signature.
Cliquer sur l'onglet "Documents à valider pour signature"
Cliquer sur le "+" pour ajouter un document
Cocher les documents qui seront demandés au sous-traitant parmi la liste
Cliquer sur "Enregistrer"
Publier un modèle de contrat
Pour publier un modèle :
Cliquer en haut à droite (petits carrés d'action) puis sur "Publier" pour que votre modèle de contrat soit rendu disponible
