Qu'est ce qu'une variable ?

Une variable est une information à compléter dans le texte d'un contrat.

Tant que toutes les variables obligatoires (signalées par un astérisque) d'un contrat ne sont pas complétées, le contrat ne changera pas d'état et ne pourra pas être mis en signature.

Une variable peut être de différents types :

une variable pré-remplie sur fond gris : elle est alimentée automatiquement d'après les informations issues des fiches entreprise de la plateforme (client et sous-traitant). Elle est non modifiable.
une variable pré-remplie sur fond blanc : information provenant de la mission et/ou du chantier dont est issu le contrat (si le client utilise ce module). Elle est modifiable si besoin
une variable vide sur fond blanc : information inconnue / non disponible dans la système. Elle doit être complétée.

Comment compléter les variables ?

Sur un contrat, si des variables sont à compléter, l'état du contrat est "En préparation" et un bouton "Compléter les variables" est visible.

Cliquer sur "Compléter les variables".

Cliquer sur la pièce du contrat qui a des variables à compléter

💡 A savoir :

les pièces ayant des variables à compléter sont signalées par un pictogramme rouge : ❗️
les pièces n'ayant pas de variables obligatoires à compléter sont signalées par un pictogramme vert : ✅

Sur la page des variables :

Sur la gauche la liste des variables. Elles sont de différents types :
- variable pré-remplie sur fond gris : elle est alimentée automatiquement d'après les informations issues des fiches entreprise de la plateforme (client et sous-traitant). Elle est non modifiable.
- variable pré-remplie sur fond blanc : information provenant de la mission et/ou du chantier dont est issu le contrat (si le client utilise ce module). Elle est modifiable si besoin
- variable vide sur fond blanc : information inconnue / non disponible dans la système. Elle doit être complétée.
Sur la partie droite, le texte de la pièce du contrat :
- les variables obligatoires à compléter apparaissent en sur-brillance rouge
- les variables optionnelles apparaissent en sur-brillance bleu
- le variables pré-remplies apparaissent en sur-brillance gris
- la variable en train d'être remplie apparait en sur-brillance orange.
Pour enregistrer les variables renseignées, cliquez sur "Sauvegarder et quitter".

Echanger avec un collègue sur une variable

Depuis la page des variables, il est possible de solliciter un collègue afin d'avoir son retour sur une variable / afin qu'il complète lui-même une variable d'un contrat :

aller dans l'onglet "échanges internes"
se positionner sur l'article où se trouve la variable en question (l'article est alors surligné en vert)
cliquer sur "échange interne"
dans la zone de texte (en bas à gauche) :
- saisir le texte / la question
- taper "@" et sélectionner l'utilisateur à solliciter dans la liste déroulante
- cliquer sur la petite enveloppe pour envoyer la demande

l'utilisateur notifié reçoit un email, contenant un lien direct vers la page de remplissage des variables.

💡Bon à savoir : tous les échanges internes sont tracés et stockés sur la page "échanges internes".