Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres, et plus précisément aux administrateurs qui gèrent les modèles de contrat de leur entreprise. Vous êtes partenaire ? Vous n'avez pas accès aux modèles de contrat : pour une variable vide dans un contrat que vous devez signer, rapprochez-vous de votre donneur d'ordres.
Seuls les utilisateurs qui ont le rôle Administrateur peuvent accéder à la gestion des modèles de contrat.
Créer un nouveau modèle de contrat
Étape 1
Cliquez sur votre profil, en bas à gauche.
Étape 2
Cliquez sur Paramètres.
Étape 3
Cliquez sur Paramètres contrats dans le menu latéral.
Étape 4
Cliquez sur Nouveau modèle.
Étape 5
Saisissez le Nom du modèle.
Étape 6
Cliquez sur Créer.
Paramétrer les pièces du modèle et définir les variables
Étape 1
Cliquez sur Créer la première pièce.
Étape 2
Choisissez le type de pièce :
Vierge : une pièce à rédiger dans l'éditeur, ou à partir d'un fichier Word ;
Importer un PDF : un document fixe, utilisé tel quel, sans édition possible (par exemple une annexe qui n'a pas besoin de variables) ;
Annexe : un document joint depuis la bibliothèque d'annexes.
Étape 3
Pour la première pièce, cliquez sur Vierge.
Étape 4
Saisissez le Nom de la pièce.
Étape 5
Pour partir d'un fichier Word, cliquez sur Parcourir et sélectionnez-le. Sinon, laissez vide pour partir d'une page blanche.
Étape 6
Cochez l'option de signature pour que la pièce soit signée.
Au moins une pièce de votre modèle de contrat doit avoir l'option de signature.
Étape 7
Choisissez l'emplacement de la signature :
Sur la dernière page : l'emplacement est posé automatiquement en bas de la dernière page de la pièce ;
Sur une page spécifique : indiquez la page ; la signature s'affiche en bas de cette page ;
Signature libre : deux variables de signature (partenaire et donneur d'ordres) sont ajoutées à la liste des variables ; insérez-les là où les signatures doivent apparaître.
Étape 8
Cliquez sur Créer.
Étape 9
Dans l'éditeur, vous pouvez modifier le titre, modifier la signature avec Paramètre, modifier la mise en page de la pièce et ajouter des variables.
Étape 10
Cliquez sur Ajouter pour créer une variable.
Étape 11
Pour une variable de type Manuelle :
choisissez le format : Texte court, Texte long (pour un texte sur plusieurs lignes), Nombre, Date, Case à cocher, Liste déroulante, Sélection multiple, Email, Téléphone, URL ou Bloc de clause (HTML) ;
renseignez le Libellé.
Si besoin, vous pouvez aussi indiquer une valeur par défaut (reprise automatiquement dans les contrats), une description pour vos utilisateurs, et cocher À remplir par le sous-traitant pour que votre partenaire remplisse lui-même la variable (à utiliser avec parcimonie).
Une variable est obligatoire par défaut. Décochez Variable requise pour la rendre facultative : elle ne bloquera pas la mise en signature du contrat.
Étape 12
Pour une variable de type Automatique :
choisissez la Donnée source ;
le Libellé se remplit automatiquement, vous pouvez le modifier ;
choisissez l'Entreprise concernée (votre entreprise ou le partenaire).
Si besoin, ajoutez une description. Variable requise ne compte que pour les données ajustables dans le contrat (par exemple les dates et le montant du contrat ou de la mission, les données du chantier) : vide, une telle variable bloque la mise en signature. Une donnée verrouillée (entreprise, signataire, numéro de contrat…) ne bloque jamais la mise en signature, même requise.
La valeur d'une variable automatique vient de la fiche de l'entreprise concernée (ou du contrat, de la mission, du chantier). Si elle est vide dans un contrat, c'est cette fiche qu'il faut compléter : une variable automatique ne prend pas de valeur par défaut.
Étape 13
Cliquez sur Créer.
Étape 14
Pour insérer la variable, cliquez dans le texte à l'endroit voulu, puis sur la variable dans le menu de droite.
Étape 15
La variable s'affiche dans le texte.
Étape 16
Si besoin, cliquez sur Localiser dans le texte pour repérer la variable, ou sur Modifier pour la modifier.
Étape 17
Une fois la pièce terminée, cliquez sur Enregistrer.
Étape 18
Cliquez sur Retour pour revenir au modèle de contrat.
Étape 19
Cliquez sur Ajouter une pièce pour ajouter une autre pièce. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire (par exemple le corps du contrat et différentes annexes).
Définir les documents requis pour la mise en signature
Étape 1
Cliquez sur Documents requis.
Étape 2
Cliquez sur Ajouter un document.
Étape 3
Choisissez :
Type existant : un type de document déjà configuré (par exemple Kbis, attestation URSSAF) ;
Document personnalisé : un document propre à ce modèle. Il n'est demandé à votre partenaire que pour les contrats créés avec ce modèle.
Le partenaire devra déposer ces documents pour signer le contrat.
Étape 4
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 5
Si besoin, supprimez un document ou ajoutez-en un autre.
Paramètres du modèle de contrat
Étape 1
Cliquez sur Paramètres.
Étape 2
Si besoin, définissez :
Type de marché (public, privé, mixte) : le modèle n'est proposé que pour les chantiers du même type. Exemple : un modèle configuré pour les chantiers privés n'est disponible que pour les contrats créés à partir d'un chantier privé.
Type d'usage : Contrat, Avenant ou Agrément.
Ajouter un filtre : si vous avez configuré des champs personnalisés, le modèle n'est sélectionnable que si la valeur du champ personnalisé sur la fiche entreprise du partenaire correspond à celle définie sur le modèle.
Historique du modèle de contrat
Étape 1
Cliquez sur Historique pour retrouver les versions de ce modèle.
Publier le modèle de contrat
Étape 1
Une fois le modèle terminé, cliquez sur Publier. Son statut passe de « Brouillon » à « Publié ».
Comprendre les variables
Pour le détail des réglages d'une variable (format, variable requise, valeur par défaut, variables à remplir par le partenaire), voir l'article « Paramétrer les variables d'un modèle de contrat ».
Une variable est un emplacement du texte remplacé par une valeur quand le contrat est créé. Il en existe deux types :
Automatique : la valeur est reprise des données d'AddWorking. Groupes de la Donnée source : Entreprise (par exemple Nom de l'entreprise, SIRET, Adresse, Forme juridique, Ville d'immatriculation), Signataire, Contrat, Avenant, Mission, Chantier. Le groupe Avenant est proposé dans tous les modèles, mais ses données ne se remplissent que sur un avenant.
Manuelle : la valeur est saisie pour chaque contrat, par le donneur d'ordres, ou par le partenaire si vous avez coché À remplir par le sous-traitant. Dans la liste des formats, « Champs personnalisés » regroupe ces formats de saisie manuelle : ce n'est pas une donnée source. Pour une Liste déroulante ou une Sélection multiple, renseignez les options proposées.
Une variable automatique vide dans un contrat (par exemple « Ville d'immatriculation ») signifie que la donnée manque sur la fiche de l'entreprise concernée : c'est cette fiche qu'il faut compléter.
Ce qui n'est pas possible
Choisir un format « Paragraphe » : il n'existe pas. Pour un texte sur plusieurs lignes, choisissez Texte long.
Donner une valeur par défaut à une variable automatique : sa valeur vient toujours de la fiche de l'entreprise, du chantier, de la mission ou du contrat.
Accéder aux modèles de contrat depuis un compte partenaire.