Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres, et plus précisément aux administrateurs qui gèrent les modèles de contrat de leur entreprise. Un modèle d'avenant sert à générer les avenants de vos contrats déjà signés. Vous êtes partenaire ? Vous n'avez pas accès aux modèles : cet article ne vous concerne pas.
Seuls les utilisateurs qui ont le rôle Administrateur peuvent accéder à la gestion des modèles de contrat.
Créer un nouveau modèle d'avenant
Étape 1
Cliquez sur votre profil, en bas à gauche.
Étape 2
Cliquez sur Paramètres.
Étape 3
Cliquez sur Paramètres contrats.
Étape 4
Cliquez sur Nouveau modèle.
Étape 5
Saisissez le Nom du modèle.
Étape 6
Cliquez sur Créer.
Paramétrer le modèle comme modèle d'avenant
Étape 1
Cliquez sur Paramètres.
Étape 2
Modifiez le Type d'usage. Il propose trois valeurs : Contrat, Avenant et Agrément.
Étape 3
Sélectionnez Avenant.
Étape 4
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 5
Si besoin, vous pouvez définir :
Type de marché (public, privé, mixte) : le modèle n'est proposé que pour les chantiers du même type. Exemple : un modèle configuré pour les chantiers privés n'est disponible que pour les contrats créés à partir d'un chantier privé.
Ajouter un filtre : si vous avez configuré des champs personnalisés, le modèle n'est sélectionnable que si la valeur du champ personnalisé sur la fiche entreprise du partenaire correspond à celle définie sur le modèle.
Paramétrer les pièces du modèle et définir les variables
Étape 1
Cliquez sur l'onglet Pièces.
Étape 2
Cliquez sur Créer la première pièce.
Étape 3
Choisissez le type de pièce :
Vierge : une pièce à rédiger dans l'éditeur, ou à partir d'un fichier Word ;
Importer un PDF : un document fixe, utilisé tel quel, sans édition possible (par exemple une annexe qui n'a pas besoin de variables) ;
Annexe : un document joint depuis la bibliothèque d'annexes.
Étape 4
Pour la première pièce, cliquez sur Vierge.
Étape 5
Saisissez le Nom de la pièce.
Étape 6
Pour partir d'un fichier Word, cliquez sur Parcourir et sélectionnez-le. Sinon, laissez vide pour partir d'une page blanche.
Étape 7
Cochez l'option de signature pour que la pièce soit signée.
Au moins une pièce de votre modèle d'avenant doit avoir l'option de signature.
Étape 8
Choisissez l'emplacement de la signature :
Sur la dernière page : l'emplacement est posé automatiquement en bas de la dernière page de la pièce ;
Sur une page spécifique : indiquez la page ; la signature s'affiche en bas de cette page ;
Signature libre : deux variables de signature (partenaire et donneur d'ordres) sont ajoutées à la liste des variables ; insérez-les là où les signatures doivent apparaître.
Étape 9
Cliquez sur Créer.
Étape 10
Dans l'éditeur, vous pouvez modifier le titre, modifier la signature avec Paramètre, modifier la mise en page de la pièce et ajouter des variables.
Étape 11
Cliquez sur Ajouter pour créer une variable.
Étape 12
Pour une variable de type Manuelle :
choisissez le format : Texte court, Texte long, Nombre, Date, Case à cocher, Liste déroulante, Sélection multiple, Email, Téléphone, URL ou Bloc de clause (HTML) ;
renseignez le Libellé.
Si besoin, vous pouvez aussi indiquer une valeur par défaut (reprise automatiquement dans les avenants), une description pour vos utilisateurs, et cocher À remplir par le sous-traitant pour que votre partenaire remplisse lui-même la variable (à utiliser avec parcimonie).
Une variable est obligatoire par défaut. Décochez Variable requise pour la rendre facultative : elle ne bloquera pas la mise en signature de l'avenant.
Étape 13
Pour une variable de type Automatique :
choisissez la Donnée source ;
le Libellé se remplit automatiquement, vous pouvez le modifier ;
choisissez l'Entreprise concernée (votre entreprise ou le partenaire).
Si besoin, ajoutez une description. La valeur d'une variable automatique vient toujours des données d'AddWorking (fiche de l'entreprise concernée, contrat, mission, chantier, avenant) : si elle est vide dans un avenant, c'est cette donnée qu'il faut compléter.
Étape 14
Cliquez sur Créer.
Étape 15
Pour insérer la variable, cliquez dans le texte à l'endroit voulu, puis sur la variable dans le menu de droite.
Étape 16
La variable s'affiche dans le texte.
Étape 17
Si besoin, cliquez sur Localiser dans le texte pour repérer la variable, ou sur Modifier pour la modifier.
Étape 18
Une fois la pièce terminée, cliquez sur Enregistrer.
Étape 19
Cliquez sur Retour pour revenir au modèle d'avenant.
Étape 20
Cliquez sur Ajouter une pièce pour ajouter une autre pièce (par exemple une annexe). Vous pouvez ajouter autant de pièces que nécessaire.
Variables propres à l'avenant
Pour le détail des réglages d'une variable (format, variable requise, valeur par défaut, variables à remplir par le partenaire), voir l'article « Paramétrer les variables d'un modèle de contrat ».
En plus des variables communes aux contrats (Entreprise, Signataire, Contrat, Mission, Chantier, variables manuelles), le groupe Avenant de la donnée source propose des variables automatiques qui ne se remplissent que sur un avenant. Ce groupe est proposé dans tous les modèles, mais n'utilisez ses variables que dans un modèle d'avenant :
Numéro d'avenant : le numéro de l'avenant en cours ;
Date de début avenant et Date de fin avenant : les dates de validité de l'avenant ;
ID contrat parent : l'identifiant du contrat de base ;
N° du contrat de base : le numéro du contrat principal ;
Montant du contrat de base : le montant du contrat principal, avant l'avenant.
Pour un montant modifié par l'avenant, utilisez plutôt une variable manuelle : le montant du contrat de base reste celui du contrat principal.
Définir les documents requis pour la mise en signature
Étape 1
Cliquez sur Documents requis.
Étape 2
Cliquez sur Ajouter un document.
Étape 3
Choisissez :
Type existant : un type de document déjà configuré (par exemple Kbis, attestation URSSAF) ;
Document personnalisé : un document propre à ce modèle. Il n'est demandé à votre partenaire que pour les avenants créés avec ce modèle. Il est vérifié par AddWorking, sauf si votre entreprise a été désignée pour le faire.
Étape 4
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 5
Si besoin, supprimez un document ou ajoutez-en un autre.
Historique du modèle d'avenant
Étape 1
Cliquez sur Historique pour retrouver les versions de ce modèle.
Publier le modèle d'avenant
Étape 1
Une fois le modèle terminé, cliquez sur Publier. Son statut passe de « Brouillon » à « Publié ».
Ce qui n'est pas possible
Créer un agrément (par exemple une déclaration de sous-traitance DC4) avec un modèle d'avenant : l'agrément se crée depuis le contrat signé, onglet Agréments, et se signe électroniquement.
Gérer avec un modèle d'avenant les documents de conformité de vos partenaires (attestations, listes de salariés) : ils sont déposés par le partenaire depuis son espace.
Créer un avenant sur un contrat qui n'est pas encore signé : un contrat non signé se modifie avec Rappeler le contrat.
Créer ou modifier un modèle d'avenant depuis un compte partenaire.
Donner une valeur par défaut à une variable automatique : sa valeur vient toujours des données de l'entreprise, du contrat, de la mission, du chantier ou de l'avenant.
Choisir un format « Paragraphe » : il n'existe pas ; pour un texte sur plusieurs lignes, choisissez Texte long.