Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres qui gèrent les modèles de contrat de leur entreprise. Il explique comment ajouter les variables d'une pièce, les insérer dans le texte et les régler : type, format, caractère obligatoire, valeur par défaut, partie concernée. Il présente aussi les variables calculées, dont la valeur vient d'une formule. Pour créer le modèle lui-même, voir Créer un modèle de contrat. Pour remplir les variables d'un contrat déjà créé, voir Compléter les variables d'un contrat.
Paramètres contrats est disponible avec le plan Business. Seuls les utilisateurs qui ont le rôle Administrateur peuvent gérer les modèles de contrat.
Les variables ne se paramètrent que sur un modèle en Brouillon. Pour changer celles d'un modèle publié, créez-en une Nouvelle version : voir Modifier un modèle de contrat ou d'avenant.
Les variables se gèrent dans l'éditeur de chaque pièce du modèle : le texte au centre, le panneau Variables à droite. Une pièce importée en PDF s'utilise telle quelle : elle n'a ni éditeur, ni variables.
Comprendre les types de variables
Une variable est un emplacement du texte remplacé par une valeur dans chaque contrat créé depuis le modèle. À la création d'une variable, vous choisissez son Type :
Manuelle (« Saisie libre dans le contrat ») : la valeur est saisie dans chaque contrat. Vous choisissez son Format dans une liste qui regroupe, sous Champs personnalisés, Texte court, Texte long, Nombre, Date, Case à cocher, Liste déroulante, Sélection multiple, Email, Téléphone et URL, et sous Types spéciaux, Bloc de clause (HTML).
Automatique (« Donnée système ») : la valeur est reprise des données d'AddWorking. Vous la choisissez dans la liste Donnée source, organisée en groupes : Entreprise, Signataire, Contrat, Avenant, Mission et Chantier. Les données du groupe Avenant décrivent le contrat de base : elles ne se remplissent que dans un avenant (voir Créer un modèle d'avenant).
Calcul (« Valeur calculée à partir d'autres variables (+ − × ÷). ») : la valeur est calculée par une formule à partir d'autres variables numériques du modèle. Voir la section Les variables calculées ci-dessous.
Certaines variables automatiques peuvent être ajustées sur le contrat par le donneur d'ordres ; les autres sont verrouillées et se corrigent à la source (fiche de l'entreprise, du membre, de la mission ou du chantier).
La variable Montant du contrat/avenant est toujours synchronisée avec le montant du contrat, sans réglage : dans un contrat, la modifier modifie aussi le montant, et inversement. La fenêtre de la variable le rappelle par une mention fixe.
Les variables calculées
Une variable calculée ne se saisit pas : sa valeur vient d'une formule sur d'autres variables numériques du modèle, et elle est recalculée dès qu'une de ses sources change. Par exemple, avec deux variables au format Nombre, Quantité et Prix unitaire, une variable calculée Prix total = Quantité × Prix unitaire. Si le contrat indique une quantité de 10 et un prix unitaire de 125, le prix total affiche 1 250, sans que personne ne le saisisse.
Vous n'avez plus à refaire le calcul à la main à chaque modification, et le document imprime toujours un total cohérent avec ses composantes.
Étape 1
Depuis l'éditeur de la pièce, dans le panneau Variables, cliquez sur Ajouter. Dans la fenêtre Nouvelle variable, choisissez la carte Calcul sous Type. Il n'y a pas de format à choisir.
Étape 2
Saisissez le Libellé, par exemple « Prix total ».
Étape 3
Construisez la Formule. Elle s'affiche comme une ligne de pastilles, et tout se fait à la souris :
cliquez sur la pastille Choisir… et sélectionnez une variable. Pour utiliser un nombre, tapez-le dans la recherche (par exemple 0,2), puis choisissez Nombre : 0,2 ;
pour ajouter une opération, cliquez sur Opération, puis sur l'un des emplacements en surbrillance : un « + » et un nouvel élément Choisir… s'ajoutent. Cliquez sur le « + » pour le remplacer par −, × ou ÷ ;
pour changer l'ordre de calcul, cliquez sur (, puis sur l'emplacement voulu ; fermez ensuite la parenthèse plus loin avec ) ;
pour retirer un élément, cliquez sur le bouton Effacer, puis sur l'élément : au survol, tout ce qui partira avec lui est barré ;
pour renoncer à un placement en cours, cliquez sur Annuler, ou de nouveau sur le bouton enfoncé.
Sous la formule, l'Aperçu la montre en clair, par exemple « Aperçu : Quantité × Prix unitaire ».
Étape 4
Pour partir de la formule d'une autre variable calculée du modèle, cliquez sur Reprendre une formule…, à droite du libellé Formule, puis choisissez la variable. La formule en cours est remplacée par une copie, à adapter. Annuler rend la formule d'avant, tant que vous n'avez pas retouché la copie.
Étape 5
Si besoin, réglez Écrire en toutes lettres, cochez Synchroniser avec le montant du contrat (voir plus bas) et ajoutez une Description. Cliquez sur Créer, puis insérez la variable dans le texte comme les autres.
Règles de calcul
Ce qu'une formule peut utiliser
Des variables numériques du modèle, prises dans n'importe quelle pièce :
les variables manuelles au format Nombre ;
les variables automatiques numériques (montants, capital social, nombre d'employés, chiffre d'affaires) ;
les autres variables calculées.
Des nombres saisis directement (par exemple 0,2).
Les quatre opérations + − × ÷ et des parenthèses, jusqu'à 3 niveaux et 30 opérations.
Comment le résultat est calculé
× et ÷ passent avant + et −. Les parenthèses changent cet ordre :
« Quantité × Prix unitaire + Frais » ajoute les frais une fois au total ;
« Quantité × (Prix unitaire + Frais) » compte les frais pour chaque unité.
Une source vide vaut 0.
Le résultat est arrondi au centime, une seule fois, à la fin du calcul.
Ce qu'une variable calculée n'a pas
Ni Valeur par défaut, ni Variable requise, ni À remplir par le sous-traitant : personne ne la saisit. Vide, elle ne bloque pas l'envoi en signature.
Effet sur les variables citées dans une formule
Une variable citée dans une formule compte comme utilisée, même si elle n'est pas insérée dans le texte.
Elle est protégée : impossible de la supprimer ou de la passer à un format texte tant qu'une formule la cite.
Les formules sont recopiées dans une nouvelle version du modèle.
Les messages que vous pouvez voir
Une formule ne peut pas dépendre d'elle-même, même par une autre variable calculée : la liste ne vous propose donc jamais les variables qui en dépendent.
Écrire un nombre en toutes lettres
L'option Écrire en toutes lettres est proposée sur toute variable numérique : variable calculée, variable manuelle au format Nombre ou variable automatique numérique. Chaque choix montre son rendu sur un exemple :
Non : le nombre s'imprime en chiffres (ex. 1 250,50 → 1 250,50) ;
Sans devise : ex. 1 250,5 → mille deux cent cinquante virgule cinq ;
En euros : ex. 1 250,50 → mille deux cent cinquante euros et cinquante centimes.
L'orthographe est traditionnelle (« vingt et un », « deux cents »). Dans le contrat, une variable calculée réglée en lettres s'affiche en lettres dans son champ ; une variable saisie à la main garde ses chiffres, avec la valeur en lettres juste dessous.
Synchroniser le résultat avec le montant du contrat
Sur une variable calculée, la case Synchroniser avec le montant du contrat fait reporter le résultat dans le montant du contrat : « Dans un contrat, le résultat remplace le montant du contrat dès qu'une de ses sources change. » Le montant n'est réécrit que lorsque le résultat change : un montant saisi à la main tient jusqu'à la prochaine modification d'une source. Rien n'est écrit si le calcul est impossible, si toutes les sources sont vides ou si le contrat est parti en signature.
L'enregistrement est refusé dans trois cas :
une autre variable est déjà synchronisée : « Une autre variable de ce modèle est déjà synchronisée avec le montant du contrat. » ;
le modèle contient aussi la variable Montant du contrat/avenant : « Montant du contrat/avenant » et une variable calculée synchronisée avec le montant ne peuvent pas coexister dans un modèle : retirez l'une des deux. » ;
une source appartient au partenaire : « Une variable calculée synchronisée avec le montant du contrat ne peut pas utiliser une variable du prestataire, même par une autre variable calculée. »
Au remplissage du contrat
La variable calculée s'affiche dans un champ grisé, non modifiable, avec sa formule en clair dessous, par exemple « Calcul : Quantité × Prix unitaire ». Sa valeur est recalculée en direct à chaque saisie d'une source, puis enregistrée avec le contrat.
Une source porte un « ? » à côté de son libellé : au survol, « Utilisée dans : » liste les calculs qu'elle alimente.
Si le calcul est impossible, le résultat reste vide, comme dans le document, et un message explique pourquoi : « Division par zéro : le résultat reste vide. Vérifiez les valeurs saisies. », « « Quantité » n'est pas un nombre : le résultat reste vide. » ou « « Prix total » n'a pas pu être calculée : le résultat reste vide. »
Une variable calculée n'est jamais recalculée sur un contrat signé, actif ou échu.
Le partenaire voit les résultats, jamais les formules : ni « Calcul : … », ni « Utilisée dans ».
Avec une variable synchronisée, chaque source porte la mention « Modifier cette valeur modifie aussi le montant du contrat. » Dans le formulaire du contrat, le donneur d'ordres voit sous Montant : « Calculé par « Prix total » : une saisie ici sera remplacée à la prochaine modification de ses sources. » Si le résultat ne peut pas être calculé, un bandeau l'indique : « Le montant du contrat garde sa valeur actuelle : « Prix total » ne peut pas être calculé. » Une fois le contrat envoyé en signature, ces sources ne peuvent plus changer.
Ajouter une variable
Étape 1
Depuis l'éditeur de la pièce, dans le panneau Variables, cliquez sur Ajouter. La fenêtre Nouvelle variable s'ouvre.
Étape 2
Choisissez le Type : Manuelle, Automatique ou Calcul. Pour une variable calculée, suivez la section Les variables calculées ci-dessus.
Étape 3
Pour une variable Manuelle :
choisissez le Format ;
saisissez le Libellé (obligatoire) ;
activez À remplir par le sous-traitant si la valeur doit être saisie par votre partenaire (voir plus bas) ;
pour une Liste déroulante ou une Sélection multiple, renseignez les Options proposées ;
si besoin, indiquez une Valeur par défaut et une Description ;
pour le format Nombre, choisissez si besoin Écrire en toutes lettres.
Étape 4
Pour une variable Automatique :
choisissez la Donnée source (la liste propose une recherche) ;
le Libellé se remplit automatiquement, vous pouvez le modifier ;
pour une donnée des groupes Entreprise ou Signataire, choisissez l'Entreprise concernée : Donneur d'ordre ou Partenaire ;
pour une donnée numérique (un montant, par exemple), choisissez si besoin Écrire en toutes lettres ;
si besoin, ajoutez une Description.
Étape 5
Laissez Variable requise cochée si la variable est obligatoire (c'est le réglage par défaut), ou décochez-la. Cliquez sur Créer.
Insérer une variable dans le texte
Étape 1
Dans le texte de la pièce, cliquez à l'endroit où la valeur doit apparaître.
Étape 2
Cliquez sur la variable dans le panneau Variables : elle est insérée à cet endroit, sous forme de pastille avec son libellé entre accolades. Une même variable peut être insérée plusieurs fois.
Étape 3
Repérez l'état de chaque variable dans le panneau : une coche verte signifie Utilisée dans le texte, un rond gris Non utilisée dans le texte. Un astérisque signale une variable requise. Pour retrouver une variable déjà insérée, utilisez Localiser dans le texte.
Étape 4
Cliquez sur Enregistrer. Le bouton Aperçu de la barre d'outils affiche la pièce avec le libellé des variables à leur place.
Toutes les variables d'un modèle doivent être insérées dans le texte d'une pièce, ou citées dans la formule d'une variable calculée. Sinon, la publication est refusée avec le message « Les variables suivantes ne sont pas utilisées dans le texte » suivi de leur liste.
Régler une variable
Format
Le format définit le champ affiché dans le contrat : zone de texte, date, nombre, case à cocher, liste… Le Bloc de clause (HTML) permet d'insérer un paragraphe complet. Une Description s'affiche sous le champ pour guider la personne qui le remplit.
Variable requise
Une variable requise qui reste vide empêche l'envoi du contrat en signature. Cela vaut pour les variables manuelles et pour les variables automatiques ajustables. Une variable automatique verrouillée ne bloque pas l'envoi : si la donnée manque à la source, elle reste vide dans le contrat, et c'est la fiche concernée qu'il faut compléter. Une variable calculée n'est jamais requise.
Valeur par défaut
Seule une variable manuelle accepte une valeur par défaut. Pour un format Date, elle se choisit dans un calendrier ; pour une Liste déroulante ou une Sélection multiple, parmi les options saisies.
La valeur par défaut est recopiée dans chaque contrat au moment où il est créé depuis le modèle, et reste modifiable dans le contrat.
Une valeur par défaut s'applique à tous les contrats créés depuis ce modèle. Ne vous en servez pas pour pallier une donnée manquante dans un contrat particulier : complétez plutôt ce contrat, ou la fiche source pour une donnée automatique.
Partie concernée
Variable manuelle : par défaut, elle est remplie côté donneur d'ordres. Activez À remplir par le sous-traitant pour la confier à votre partenaire.
Variable automatique des groupes Entreprise ou Signataire : l'Entreprise concernée indique de quelle entreprise la donnée est reprise. Vous pouvez insérer la même donnée deux fois, une pour chaque partie ; le libellé proposé précise alors l'entreprise, par exemple « Nom de l'entreprise (Partenaire) ».
Variable automatique des groupes Contrat, Avenant, Mission ou Chantier : la donnée vient du contrat, de la mission ou du chantier, il n'y a pas d'entreprise à choisir.
Variable calculée : personne ne la remplit, il n'y a pas de partie à choisir.
Faire remplir des variables par le partenaire
Étape 1
Sur une variable manuelle, activez À remplir par le sous-traitant. Le modèle demande alors automatiquement au partenaire de remplir ses variables : il n'y a pas d'autre réglage à faire.
Étape 2
Dans un contrat créé depuis ce modèle, le partenaire ouvre la pièce concernée depuis la fiche du contrat, tant que le contrat n'a pas été envoyé en validation ou en signature. Il ne peut modifier que les variables qui lui sont confiées ; les autres lui sont présentées en lecture seule.
Étape 3
De votre côté, ces variables restent modifiables : une mention indique qu'il s'agit d'une variable du sous-traitant et que vous pouvez la renseigner à sa place. Un partenaire qui ne remplit pas ses variables ne bloque donc pas le contrat.
Utilisez cette option avec parcimonie : chaque variable confiée au partenaire est une saisie à attendre avant l'envoi en signature.
Modifier, réordonner ou supprimer une variable
Étape 1
Dans le panneau Variables, cliquez sur l'icône crayon (Modifier) de la variable. La fenêtre Modifier la variable s'ouvre.
Étape 2
Modifiez les réglages, puis cliquez sur Enregistrer. Changer de type, de format ou de donnée source remet à zéro la description, la valeur par défaut et les options. Le libellé que vous avez saisi est conservé ; seul un libellé proposé automatiquement pour une donnée automatique, et non retouché, suit la nouvelle donnée.
Étape 3
Pour changer l'ordre des variables dans le panneau, faites glisser leur poignée.
Étape 4
Pour supprimer une variable, cliquez sur Supprimer dans la fenêtre Modifier la variable, puis confirmez. Si la variable est insérée dans le texte, ses occurrences sont également retirées du contenu. Une variable utilisée par la formule d'une variable calculée ne peut pas être supprimée : retirez-la d'abord de la formule.
Effet sur les contrats déjà créés
Un modèle publié ne se modifie pas. Pour faire évoluer ses variables, créez une Nouvelle version : c'est un brouillon que vous paramétrez, puis publiez. À sa publication, la version précédente est archivée.
Les contrats déjà créés ne sont pas touchés : ils restent rattachés à la version du modèle dont ils sont issus, avec les valeurs qu'ils ont reçues à leur création. Une nouvelle variable ou une nouvelle valeur par défaut ne s'applique qu'aux contrats créés depuis la nouvelle version.
Ce qui n'est pas possible
Paramétrer les variables d'un modèle publié ou archivé : il faut créer une nouvelle version.
Donner une valeur par défaut à une variable automatique : sa valeur vient toujours de la fiche de l'entreprise, du signataire, du contrat, de la mission ou du chantier.
Ajuster sur le contrat une variable automatique verrouillée (identité de l'entreprise, signataire, numéro de contrat…) : elle se corrige sur la fiche source.
Choisir une entreprise concernée pour une donnée des groupes Contrat, Avenant, Mission ou Chantier.
Reprendre automatiquement la valeur d'un champ personnalisé de la fiche entreprise : dans la liste Format, « Champs personnalisés » regroupe des formats de saisie manuelle.
Ajouter des variables dans une pièce importée en PDF.
Publier un modèle dont une variable n'est ni insérée dans une pièce, ni citée dans une formule.
Saisir ou corriger à la main la valeur d'une variable calculée dans un contrat.
Donner une valeur par défaut à une variable calculée, ou la rendre requise.
Utiliser dans une formule une variable qui n'est pas numérique (texte, date…), ou écrire une formule qui dépend d'elle-même, même par une autre variable calculée.
Supprimer une variable utilisée par une formule, ou la passer à un format texte.
Synchroniser plus d'une variable calculée avec le montant du contrat, ou en synchroniser une dans un modèle qui contient Montant du contrat/avenant.
Utiliser une variable du partenaire dans la formule d'une variable synchronisée avec le montant.
Montrer les formules au partenaire : il ne voit que les résultats.
Recalculer une variable calculée sur un contrat signé, actif ou échu.
Créer une variable calculée, ou écrire un nombre en toutes lettres, dans une annexe.
Accéder aux modèles de contrat depuis un compte partenaire.