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Créer un modèle d’avenant

Ce guide explique comment créer un modèle d'avenant sur AddWorking.

A noter : seuls les utilisateurs ayant le rôle "Administrateur" peuvent accéder au module de gestion des modèles de contrat

Créer un nouveau modèle de contrat

Étape 1

Cliquez sur votre profil en bas à gauche.

Étape 2

Cliquez sur Paramètres.

Étape 3

Cliquez sur Paramètres contrats

Étape 4

Cliquez sur Nouveau modèle pour créer un modèle d'avenant.

Étape 5

Cliquez dans Nom du modèle pour saisir le nom du modèle.

Étape 6

Cliquez sur Créer pour valider le nouveau modèle d'avenant.

Paramètre du modèle d'avenant

Étape 1

Cliquez sur Paramètres.

Étape 2

Modifiez le type d'usage

Étape 3

Sélectionnez Avenant

Étape 4

Cliquez sur Enregistrer.

Étape 5

Si besoin, vous pouvez définir :

  • Le type de marché (public, privée, mixte). Ce paramètre permet de définir si le modèle doit être disponible ou non en fonction du type de chantier.
    Exemple : si votre chantier est défini comme « Privé » et que le modèle est également configuré pour les chantiers « Privés », ce modèle sera disponible uniquement pour les contrats créés à partir d'un chantier privé.

  • Ajouter un filtre : Si vous avez configuré des champs personnalisés, vous pouvez conditionner l'affichage du modèle en fonction de l'un de ces champs.
    Le modèle sera sélectionnable uniquement si le champ personnalisé défini sur le modèle correspond à la valeur renseignée sur la fiche entreprise du partenaire.

Paramétrer les pièces du modèle et définir les variables

Étape 1

Cliquez sur l’onglet Pièces.

Étape 2

Cliquez sur Créer la première pièce pour ajouter une pièce du modèle.

Étape 3

Différents types de pièces peuvent être ajoutées :

  • Vierge : Créer un pièce vierge ou Créer une pièce à partir d'un fichier Word.

  • Importer un PDF : Document fixe et non modifiable. A utiliser pour une annexe qui n'a pas besoin d'être variabilisée par exemple

  • Annexe : Joindre un document depuis la bibliothèque d'annexe

Étape 4

Pour créer la première pièce, cliquez sur Vierge afin de créer une pièce à rédiger ou à importer depuis un fichier word.

Étape 5

Renseignez dans Nom de la pièce le nom que vous souhaitez lui donner.

Étape 6

Si vous souhaitez importer un fichier word, cliquez sur Parcourir pour importer un document Word.
Sinon, laissez vide pour partir d'une page blanche.

Étape 7

Activer l'option de signature en la cochant afin que la pièce soit signable.

A noter :Au moins une pièce de votre modèle d'avenant doit contenir l'option de signature.

Étape 8

Définir le type de signature à partir des 3 choix possibles :

  • Sur le dernière page : L'emplacement est posé automatiquement en bas de la dernière page de la pièce.

  • Sur une page spécifique : Indiquer la page sur laquelle la signature devra apparaitre. La signature sera affiché en bas de la page choisie.

  • Signature libre : Deux variables de signature (partenaire et donneur d'ordre) sont ajoutées à la liste des variables. Vous devrez les insérer là où vous voulez qu'elles soient placer dans la pièce.

Étape 9

Cliquez sur Créer pour finaliser la pièce.

Étape 10

Une fois sur l'éditeur, vous pourrez :

  • Modifier le titre

  • Modifier la signature en cliquant sur Paramètre

  • Modifier la mise en page de la pièce

  • Ajouter des variables

Étape 11

Cliquez sur Ajouter pour insérer une variable dans le texte.

Étape 12

Définir la variable à partir du type Manuelle :

  • Sélectionnez le format à partir de la liste disponible

  • Renseignez le Libellé

Si besoin, vous pouvez indiquer :

  • Une valeur par défaut : La valeur indiqué sera reprise automatiquement dans les avenants

  • Une description à la variable afin de donner de l'information à vos utilisateurs

  • Cocher A remplir par le partenaire : cette option demandera à votre partenaire de remplir lui même la variable (à utiliser avec parcimonie).

A noter :Une variable est par défaut obligatoire. Cependant, vous pouvez décocher Variable requise pour rendre facultatif cette variable afin qu'elle ne soit pas bloquante pour la mise en signature de l'avenant.

Étape 13

Définir la variable à partir du type Automatique :

  • Sélectionnez la Donnée source à partir de la liste disponible

  • Le Libellé se renseigne automatique. Vous pouvez le modifier si besoin.

  • Définissez l'Entreprise concernée par cette variable.

Si besoin, vous pouvez indiquer :

  • Une description à la variable afin de donner de l'information à vos utilisateurs

A noter :Une variable est par défaut obligatoire. Cependant, vous pouvez décocher Variable requise pour rendre facultatif cette variable afin qu'elle ne soit pas bloquante pour la mise en signature de l'avenant.

Étape 14

Une fois votre variable éditée, cliquez sur Créer.

Étape 15

Pour insérer la variable dans le corps, cliquer là où vous souhaitez qu'elle apparaisse dans le texte puis cliquer sur la variable à insérer dans le menu de droite.

Étape 16

Une fois inséré, la variable s'affichera dans le corps.

Étape 17

Si besoin, vous pouvez :

  • Cliquer sur Localiser dans le texte pour repérer la variable dans votre pièce

  • Cliquer sur Modifier pour modifier la variable

Étape 18

Une fois votre pièce complétée et finalisée, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder.

Étape 19

Cliquez sur Retour pour revenir au modèle d'avenant.

Étape 20

Cliquez sur Ajouter une pièce pour ajouter un nouvel élément à votre modèle d'avenant.

A noter :Il est possible d'ajouter autant de pièces que nécessaire sur un modèle (exemple : le corps d'avenant + différentes annexes)

Définir les documents requis (documents obligatoires pour la mise en signature)

Étape 1

Cliquez sur Documents requis.

Étape 2

Cliquez sur Ajouter un document pour ajouter une pièce requise.

Étape 3

Définissez le type de document :

  • Type de document existant : sélectionnez un document parmi ceux déjà configurés dans la plateforme (ex. : Kbis, attestation URSSAF, etc.).

  • Document personnalisé : créez un document spécifique et unique à ce modèle. Ce document sera demandé à votre partenaire uniquement si vous créez un avenant avec celui-ci en utilisant le modèle dans lequel le document personnalisé a été paramétré.

Étape 4

Une fois les documents sélectionnés, cliquez sur Enregistrer.

Étape 5

Vous pouvez, au besoin, supprimé un document ou en ajouter un nouveau.

Historique du modèle d'avenant

Étape 1

Cliquez sur Historique.
Vous retrouvez l'historique des versions créés pour ce modèle.

Publier le modèle d'avenant

Étape 1

Une fois votre modèle d'avenant complément paramétré et finalisé, cliquez sur Publier pour le mettre en ligne.

Le statut du modèle passe de "Brouillon" à Publié".

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