Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres. Il concerne les contrats créés depuis un modèle : il explique comment compléter ou modifier leurs variables avant l'envoi en validation ou en signature, et comment les modifier sur un contrat déjà envoyé. Un contrat importé en PDF n'a pas de variables.
Avant de commencer
Les variables se complètent ou se modifient tant que le contrat n'est pas envoyé en validation ou en signature (statuts « En préparation », « Prêt à générer », « Généré » ou « Documents manquants »). Pour un contrat « À valider », « À signer (partenaire) » ou « À signer (client) », voyez la section « Modifier un contrat déjà envoyé en validation ou en signature » ci-dessous.
Un contrat signé ou actif ne se modifie plus : il faut créer un avenant. Un contrat pas encore signé ne se modifie jamais par avenant : on le rappelle si besoin, on le modifie, puis on le renvoie.
Chaque pièce affiche son état : Complète, À compléter, ou le nombre de variables requises manquantes. Tant qu'une variable obligatoire manque, le contrat ne peut pas être envoyé en signature : le bouton d'envoi est grisé et indique ce qui manque.
Certaines variables sont des données système (par exemple la fonction du signataire ou la ville d'immatriculation) : elles sont remplies automatiquement à partir des fiches (membre, entreprise, chantier, mission) et ne se saisissent pas dans le contrat. Voir « Corriger une donnée système » ci-dessous.
Si le modèle le prévoit, certaines variables sont à renseigner par le partenaire. Elles sont signalées comme variables du sous-traitant : vous pouvez les renseigner à sa place.
Compléter les variables
Étape 1
Cliquez sur Contrats dans le menu latéral.
Étape 2
Cliquez sur le contrat à compléter.
Étape 3
Cliquez sur Compléter les variables (en haut de la fiche ou dans le menu Actions), ou ouvrez directement l'onglet Variables. L'onglet Variables s'ouvre : chaque pièce du contrat y apparaît sous forme de carte, avec son état.
Étape 4
Ouvrez la pièce à compléter : cliquez sur sa carte, ou sur Compléter les variables (Modifier les variables si la pièce est déjà complète).
Étape 5
Renseignez les variables dans la colonne de gauche. Le texte du contrat, à droite, se met à jour au fur et à mesure.
Étape 6
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos saisies.
Étape 7
Cliquez sur Retour au contrat.
Étape 8
Lorsque toutes les variables obligatoires d'une pièce sont renseignées, son état passe à Complète. Si le contrat a plusieurs pièces, recommencez à partir de l'étape 4 pour chacune.
Modifier un contrat déjà envoyé en validation ou en signature
Cette section concerne les contrats « À valider », « À signer (partenaire) » ou « À signer (client) ». Leurs variables ne se modifient pas directement : il faut d'abord rappeler le contrat.
Étape 1
Ouvrez le contrat depuis Contrats, dans le menu latéral, puis cliquez sur Actions et sur Rappeler le contrat.
Étape 2
Confirmez en cliquant sur Rappeler le contrat. Le contrat sort du circuit de signature sans être annulé et revient en préparation : les validations et signatures déjà recueillies sont à refaire.
Étape 3
Modifiez les variables comme décrit dans la section « Compléter les variables » ci-dessus, à partir de l'étape 3, puis cliquez sur Retour au contrat.
Étape 4
Renvoyez ensuite le contrat en validation ou en signature.
Corriger une donnée système
Une donnée système vide ou fausse se corrige à la source, pas dans le contrat.
Une fois la source corrigée, ouvrez le contrat et cliquez sur Actions, puis Régénérer les variables : les données système sont relues et le PDF est régénéré, vos saisies sont conservées.
Ce qui n'est pas possible
Modifier les variables d'un contrat envoyé en validation ou en signature sans le rappeler d'abord (« Rappeler le contrat »).
Modifier les variables d'un contrat signé ou actif : il faut créer un avenant.
Modifier par avenant un contrat qui n'est pas encore signé : il faut le rappeler, le modifier, puis le renvoyer.
Modifier les variables d'un contrat importé en PDF : il n'en a pas.
Corriger une donnée système directement dans le contrat. Ne mettez pas non plus de valeur par défaut dans le modèle pour la remplacer : elle s'appliquerait à tous les contrats créés depuis ce modèle.