Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres. Il explique comment créer un contrat avec un partenaire (prestataire), depuis un chantier, depuis une mission issue d'une expression de besoin, ou directement depuis le menu Contrats.
Avant de commencer : les signataires
Un contrat ne peut être créé que si chaque partie a un signataire :
Signataire client : la liste propose les membres de votre entreprise qui ont le rôle « Signataire contrats ».
Signataire prestataire : la liste propose uniquement les membres de l'entreprise du prestataire qui ont le rôle « Signataire contrats ». Si elle est vide (« Ce partenaire n'a désigné aucun signataire »), demandez à votre prestataire qu'un administrateur de son entreprise donne ce rôle à l'un de ses membres, depuis la gestion des membres de son espace.
Créer un contrat à partir d'une mission depuis un chantier
Étape 1
Cliquez sur Chantiers dans le menu latéral.
Étape 2
Cliquez sur le chantier où vous souhaitez créer le contrat.
Étape 3
Cliquez sur la mission du partenaire pour l'ouvrir.
Étape 4
Cliquez sur Créer dans la section Contrats.
Étape 5
Cliquez sur D'un modèle de contrat pour créer le contrat à partir d'un modèle.
Vous pouvez aussi choisir D'un fichier à signer (vous importez un PDF prêt, puis placez les zones de signature) ou D'un fichier déjà signé (vous importez un PDF signé par toutes les parties : le contrat est créé directement au statut Actif, sans signature). Dans ces deux cas, la conformité de votre partenaire n'est pas liée au contrat.
Étape 6
Recherchez votre modèle de contrat avec le moteur de recherche.
Étape 7
Une fois le modèle sélectionné, cliquez sur Suivant.
Étape 8
Renseignez :
le Nom du contrat, selon votre nomenclature interne, ou laissez celui proposé ;
le Numéro de contrat de votre système interne (facultatif).
Étape 9
Sélectionnez le Signataire client et le Signataire prestataire.
Étape 10
Si besoin, modifiez les Dates et le Montant du contrat.
Étape 11
Un circuit de validation est peut-être déjà prérempli d'après les informations du chantier. Sinon, vous pouvez en ajouter un (facultatif) : cliquez sur Ajouter un approbateur.
Un circuit de validation permet aux personnes indiquées comme validateurs de vérifier et valider le contrat avant qu'il soit envoyé en signature. Un validateur ne peut pas être à la fois signataire et validateur du même contrat.
Étape 12
Cliquez sur Créer le contrat.
Étape 13
Cliquez sur Compléter les variables pour renseigner les variables manquantes.
Étape 14
S'il y a plusieurs pièces, cliquez sur celle à compléter, puis sur Compléter les variables.
Étape 15
Si besoin, ajoutez des annexes avec Ajouter une annexe.
Étape 16
Consultez les documents de conformité demandés pour ce contrat dans l'onglet Documents de conformité.
Lier un contrat existant à une mission depuis un chantier
Étape 1
Cliquez sur Chantiers dans le menu latéral.
Étape 2
Cliquez sur le chantier où vous souhaitez associer un contrat.
Étape 3
Cliquez sur la mission du partenaire pour l'ouvrir.
Étape 4
Cliquez sur Associer pour lier un contrat existant.
Étape 5
Sélectionnez le contrat existant à associer.
Étape 6
Cliquez sur Associer pour lier le contrat sélectionné.
Créer un contrat à partir d'une mission issue d'une expression de besoin
Étape 1
Cliquez sur Missions dans le menu latéral.
Étape 2
Recherchez la mission avec le moteur de recherche.
Étape 3
Cliquez sur la mission pour l'ouvrir.
Étape 4
Cliquez sur Créer dans la section Contrats.
Étape 5
Cliquez sur D'un modèle de contrat pour créer le contrat à partir d'un modèle.
Étape 6
Sélectionnez le modèle de contrat.
Étape 7
Cliquez sur Suivant.
Étape 8
Renseignez :
le Nom du contrat, selon votre nomenclature interne, ou laissez celui proposé ;
le Numéro de contrat de votre système interne (facultatif).
Étape 9
Sélectionnez le Signataire client et le Signataire prestataire.
Étape 10
Si besoin, modifiez les Dates et le Montant du contrat.
Étape 11
Si besoin, ajoutez un circuit de validation interne : cliquez sur Ajouter un approbateur. Un validateur ne peut pas être à la fois signataire et validateur du même contrat.
Étape 12
Cliquez sur Créer le contrat.
Étape 13
Cliquez sur Compléter les variables pour renseigner les variables manquantes.
Étape 14
S'il y a plusieurs pièces, cliquez sur celle à compléter, puis sur Compléter les variables.
Étape 15
Si besoin, ajoutez des annexes avec Ajouter une annexe.
Étape 16
Consultez les documents de conformité demandés pour ce contrat dans l'onglet Documents de conformité.
Lier un contrat existant à une mission issue d'une expression de besoin
Étape 1
Cliquez sur Missions dans le menu latéral.
Étape 2
Recherchez la mission avec le moteur de recherche.
Étape 3
Cliquez sur la mission pour l'ouvrir.
Étape 4
Cliquez sur Associer pour lier un contrat existant.
Étape 5
Sélectionnez le contrat existant à associer.
Étape 6
Cliquez sur Associer pour lier le contrat sélectionné.
Créer un contrat depuis le menu Contrats (sans chantier ni mission)
Étape 1
Cliquez sur Contrats dans le menu latéral.
Étape 2
Cliquez sur Créer un contrat.
Étape 3
Cliquez sur D'un modèle de contrat pour créer le contrat à partir d'un modèle. Les options D'un fichier à signer et D'un fichier déjà signé sont décrites à l'étape 5 du premier parcours.
Étape 4
Recherchez votre modèle de contrat avec le moteur de recherche.
Étape 5
Une fois le modèle sélectionné, cliquez sur Suivant.
Étape 6
Renseignez le Nom du contrat selon votre nomenclature interne.
Étape 7
Si besoin, renseignez le champ Numéro de contrat (optionnel) avec le numéro de votre système interne.
Étape 8
Dans le champ Partenaire, sélectionnez le prestataire.
Étape 9
Si besoin, sélectionnez une mission dans le champ Mission (optionnelle).
Étape 10
Sélectionnez le signataire de votre entreprise dans le champ Signataire client.
Étape 11
Sélectionnez le signataire du prestataire dans le champ Signataire prestataire.
Étape 12
Renseignez la Date de début.
Étape 13
Renseignez la Date de fin.
Étape 14
Si besoin, renseignez le champ Montant (optionnel).
Étape 15
Si besoin, ajoutez un circuit de validation interne : cliquez sur Ajouter un approbateur. Un validateur ne peut pas être à la fois signataire et validateur du même contrat.
Étape 16
Cliquez sur Créer le contrat.
Étape 17
Cliquez sur Compléter les variables pour renseigner les variables manquantes.
Étape 18
S'il y a plusieurs pièces, cliquez sur celle à compléter, puis sur Compléter les variables.
Étape 19
Si besoin, ajoutez des annexes avec Ajouter une annexe.
Étape 20
Consultez les documents de conformité demandés pour ce contrat dans l'onglet Documents de conformité.
Ce qui n'est pas possible
Créer le contrat tant qu'aucun signataire n'est sélectionné de chaque côté.
Faire apparaître un signataire du prestataire en l'invitant dans votre propre entreprise : il doit être membre de l'entreprise du prestataire, avec le rôle « Signataire contrats ». N'invitez pas un prestataire comme membre de votre entreprise : il aurait accès à votre espace.
Ajouter vous-même le signataire du prestataire : c'est un administrateur de l'entreprise du prestataire qui donne ce rôle à l'un de ses membres.
Désigner la même personne comme signataire et validateur d'un même contrat.
Si la liste des signataires reste vide malgré tout, écrivez-nous depuis la messagerie de la plateforme (bulle en bas à droite).