Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres. Vous pouvez définir les documents propres à votre entreprise que vos partenaires doivent fournir (charte, questionnaire, conditions générales, attestation spécifique...), pour qui, et avec quelle durée de validité. Vous pouvez aussi leur préparer un modèle prérempli, qu'ils génèrent et signent en ligne. Ces types s'ajoutent aux documents légaux gérés par AddWorking (Kbis, vigilance URSSAF, régularité fiscale...), que vous ne pouvez pas modifier.
Qui peut configurer
Les administrateurs de votre entreprise. Pour les autres membres, la page affiche « Seuls les administrateurs peuvent modifier cette configuration ».
Créer un type de document
Étape 1
Ouvrez le menu de votre profil, en bas à gauche, puis cliquez sur Paramètres.
Étape 2
Dans la partie Entreprise du menu, cliquez sur Types de documents.
Étape 3
Cliquez sur Nouveau type.
Étape 4
Dans Informations générales, renseignez le Nom (clair pour vos partenaires, qui travaillent avec plusieurs clients), la Description, le Type, la Validité (mois) et, si besoin, un Code interne. Laissez Obligatoire coché si le document est exigé.
Étape 5
Dans Ciblage, choisissez les Pays concernés, puis les Formes juridiques des partenaires qui doivent fournir ce document. Les deux sont obligatoires.
Étape 6
Dans Document modèle (facultatif), vous pouvez cocher :
Importer un fichier : un fichier modèle que vos partenaires pourront télécharger ;
Construire un modèle pré-rempli : après l'enregistrement, vous êtes redirigé vers l'éditeur du modèle (voir la partie « Créer un modèle prérempli » ci-dessous).
Cliquez ensuite sur Créer.
Ne plus demander un document
Sur la fiche d'un type, onglet Paramètre, cochez Ne plus demander ce document, puis cliquez sur Enregistrer. Le document reste dans votre configuration, avec son historique, mais il n'est plus réclamé à vos partenaires.
Créer un modèle prérempli
Un modèle prérempli est un document type que vous concevez une seule fois, avec sa mise en page et des variables (nom de l'entreprise, SIRET, signataire...). Vos partenaires génèrent ensuite leur propre document, déjà rempli avec les informations de leur entreprise, puis le signent électroniquement. Exemples : attestation sur l'honneur, charte, engagement.
Étape 1
Dans Paramètres, Types de documents, ouvrez le type concerné, puis l'onglet Modèle. Cochez Construire un modèle pré-rempli. Si un modèle existe déjà, il s'affiche sous forme de carte : cliquez sur le crayon pour le modifier.
Étape 2
L'éditeur s'ouvre : rédigez le texte du document au centre. Pour ajouter une variable, cliquez sur Ajouter dans le panneau Variables, à droite.
Étape 3
Dans la fenêtre Nouvelle variable, choisissez la Donnée source (informations de l'entreprise ou du signataire du partenaire), vérifiez le Libellé, puis cliquez sur Créer. Cliquez ensuite sur la variable dans le panneau pour l'insérer dans le texte. Une même variable peut être insérée plusieurs fois.
Étape 4
Placez l'emplacement de la signature : dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Insérer une signature, puis sur Signature partenaire.
Étape 5
Si besoin, cliquez sur Paramètres pour indiquer la Page de signature : la page où le partenaire signera. Ce réglage est sans effet si le modèle place lui-même la signature (étape 4). Cliquez sur Fermer.
Étape 6
Cliquez sur Enregistrer. Une confirmation s'affiche.
Étape 7
De retour sur l'onglet Modèle, cochez si besoin Génération obligatoire : le partenaire ne peut plus déposer de fichier, il génère le document depuis le modèle prérempli et le signe en ligne.
Côté partenaire, le document apparaît dans sa page Documents avec un bouton pour le générer, déjà complété avec les informations de son entreprise. Il ne reste qu'à le signer en ligne. Seul un membre qui a le rôle « Signataire documents » chez le partenaire peut générer et signer. Les documents générés et signés en ligne sont validés dès la signature.
Qui vérifie ces documents
Les documents propres à votre entreprise sont vérifiés soit par vos validateurs de documents, soit par AddWorking, selon votre abonnement et celui de votre partenaire. Seuls les membres qui ont le rôle Validateur de documents peuvent accepter ou refuser, et les boutons Accepter et Refuser n'apparaissent que sur les documents dont la vérification revient à votre entreprise. Pour savoir quels documents votre entreprise vérifie, contactez AddWorking depuis la messagerie de la plateforme (bulle en bas à droite). Voir l'article « Qui valide mon document ? ».
Ce que voit votre partenaire
Dès qu'un type le concerne, le document apparaît dans sa page Documents, avec votre nom (« Demandé par ... »). C'est lui qui le dépose ou le génère.
Documents exigés par un modèle de contrat
Dans un modèle de contrat, vous pouvez aussi exiger un type existant ou un document propre à ce modèle. Ces exigences s'ajoutent aux documents habituels sur les contrats créés depuis ce modèle.
Ce qui n'est pas possible
Modifier les documents légaux gérés par AddWorking, ou valider les cinq documents légaux toujours vérifiés par AddWorking (Kbis, vigilance URSSAF, régularité fiscale, RC Pro, emploi de salariés étrangers hors UE).
Déposer un document à la place de votre partenaire.
Activer la génération obligatoire sur un type sans modèle prérempli : « Créez d'abord un modèle prérempli pour activer cette option. »
Supprimer le modèle prérempli tant que la génération obligatoire est cochée : « Décochez « Génération obligatoire » avant de supprimer le modèle prérempli. »
Signer à la place du partenaire : le modèle ne propose que la Signature partenaire.