Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres. La bibliothèque d'annexes regroupe les pièces que vous joignez souvent à vos contrats (conditions générales, bordereau de prix, plan de prévention…). Vous les créez une fois, puis vous les ajoutez à vos contrats et à vos modèles.
Avant de commencer
La bibliothèque d'annexes fait partie du module Contrats, inclus dans le forfait Business.
Tout membre de votre entreprise peut créer une annexe : Administrateur, Opérateur avec pouvoir ou Opérateur.
Deux formats existent : Texte (rédigé dans l'éditeur, avec des variables) ou PDF (fichier figé, non modifiable).
Créer une annexe
Étape 1
Ouvrez le menu de votre profil, en bas à gauche, cliquez sur Paramètres puis sur Paramètres contrats. Ouvrez l'onglet Bibliothèque d'annexes et cliquez sur Nouvelle annexe.
Étape 2
Choisissez le format : Texte pour rédiger le contenu dans l'éditeur (ou le préremplir depuis un Word), PDF pour joindre un document non modifiable.
Étape 3 : annexe Texte
Saisissez le Nom de l'annexe (obligatoire) et, si besoin, une description. Pour partir d'un document existant, importez un fichier Word (.docx) : son contenu préremplit l'éditeur. Activez Signature requise si cette pièce doit être signée par les parties au contrat. Cliquez sur Créer et ouvrir.
Étape 3 : annexe PDF
Saisissez le Nom de l'annexe (obligatoire) et, si besoin, une description. Déposez votre fichier (PDF uniquement). Activez Signature requise si cette pièce doit être signée par les parties au contrat. Cliquez sur Créer.
Étape 4 : rédiger une annexe Texte
L'éditeur s'ouvre. Rédigez ou ajustez le texte. Pour insérer une information qui change d'un contrat à l'autre, cliquez sur Ajouter dans le panneau Variables, puis cliquez sur la variable pour l'insérer dans le texte. Cliquez sur Enregistrer.
Et ensuite
Votre annexe apparaît dans la bibliothèque. Vous pouvez l'ajouter à un contrat ou à un modèle de contrat.
Dans un contrat : le contrat utilise l'annexe de la bibliothèque. Si vous la modifiez ensuite, la nouvelle version est reprise à la prochaine génération du contrat. Un contrat déjà signé ne change pas.
Dans un modèle : le modèle en garde une copie. Modifier l'annexe dans la bibliothèque ne change pas les modèles qui l'ont déjà.
Ce qui n'est pas possible
Modifier le contenu d'une annexe PDF : seuls son nom et sa description se modifient. Pour changer le fichier, créez une nouvelle annexe.
Utiliser dans une annexe les variables de type « Calcul » ou écrites en toutes lettres : elles sont réservées aux modèles de contrat.
Modifier une annexe héritée : elle se consulte en lecture seule.