Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres. Il explique comment suivre la conformité de vos partenaires (prestataires, sous-traitants), consulter leurs documents, les relancer et télécharger leurs documents. Vous êtes partenaire et suivez vos propres documents ? Consultez l'article « Suivre le statut de mes documents (partenaire) ».
Connaître le statut de conformité de mes partenaires
Dans la liste Partenaires, un point de couleur s'affiche à côté de la raison sociale du partenaire :
🟢 vert : le partenaire est conforme, tous ses documents obligatoires sont valides ;
🟠 orange : le partenaire est conforme, mais au moins un de ses documents expire bientôt ;
🔴 rouge : le partenaire n'est pas conforme, au moins un de ses documents obligatoires n'est pas valide (manquant, en attente, refusé ou expiré).
Sur la fiche du partenaire, deux indicateurs détaillent sa conformité :
Conformité légale : les documents légaux demandés par AddWorking, par exemple l'attestation d'immatriculation (Kbis), l'attestation de vigilance URSSAF ou MSA, l'attestation de régularité fiscale ou l'attestation RC Pro.
Conformité métier : les documents que votre entreprise exige.
Accéder au détail du statut des documents de mon partenaire
Étape 1
Cliquez sur Partenaires dans le menu latéral.
Étape 2
Cliquez dans le champ de recherche pour trouver un partenaire.
Étape 3
Cliquez sur le partenaire pour ouvrir sa fiche.
Étape 4
Cliquez sur l'onglet Documents.
Étape 5
Consultez la colonne Statut de chaque document : Manquant, En attente, Valide, Expire bientôt, Expiré ou Rejeté. Sous le nom du document, « Demandé par ... » indique l'entreprise qui demande le document.
Étape 6
Cliquez sur le document que vous souhaitez consulter.
Étape 7
Dans l'onglet Document actif, vous pouvez :
visualiser le document du partenaire ;
visualiser le motif de refus et son auteur, si le document a été refusé.
Étape 8
Cliquez sur l'onglet Historique pour consulter les dépôts antérieurs du document.
Étape 9
Consultez la Continuité des contrôles (les périodes couvertes par un document valide) et l'Historique des dépôts, avec le statut de chaque version.
Qui vérifie les documents de mes partenaires ?
Seuls les membres qui ont le rôle « Validateur de documents » peuvent accepter ou refuser un document. Être administrateur ou « Gestionnaire de conformité avec les prestataires » ne suffit pas. Un administrateur attribue ce rôle depuis les paramètres des membres.
Les boutons Accepter et Refuser apparaissent uniquement sur les documents dont la vérification revient à votre entreprise. Ils n'apparaissent jamais sur les cinq documents légaux, toujours vérifiés par AddWorking : l'attestation d'immatriculation (extrait Kbis), l'attestation de vigilance URSSAF, l'attestation de régularité fiscale, l'attestation d'assurance Responsabilité Civile professionnelle et l'attestation d'emploi de salariés étrangers hors UE. Ils n'apparaissent pas non plus sur les documents validés automatiquement à la signature.
Pour tous les autres documents, la vérification revient à AddWorking ou aux validateurs de documents de votre entreprise, selon votre abonnement et celui du partenaire.
Si vous n'êtes pas validateur, les boutons sont grisés avec le message « Seuls les validateurs de documents de votre entreprise peuvent décider. » Depuis la page Tâches, vous pouvez demander à un collègue validateur de s'en charger.
Pour savoir quels documents votre entreprise vérifie elle-même, contactez AddWorking depuis la messagerie de la plateforme (bulle en bas à droite).
Relancer manuellement mon partenaire
Étape 1
Dans l'onglet Documents de la fiche du partenaire, cliquez sur Relancer le ST.
Étape 2
Dans la fenêtre Relancer ce partenaire, cliquez sur Envoyer la relance. Un e-mail est envoyé au partenaire pour l'inviter à compléter ses documents en attente.
Télécharger les documents de mon partenaire
Télécharger veut dire récupérer sur votre ordinateur les documents que votre partenaire a déposés sur AddWorking.
Étape 1
Dans l'onglet Documents de la fiche du partenaire, cliquez sur Télécharger les documents, puis choisissez Les documents affichés, Tous les documents déposés ou Tous les documents validés. Vous récupérez un fichier ZIP.
Un document validé vous semble erroné ?
Écrivez-nous depuis la messagerie de la plateforme (bulle en bas à droite) en indiquant le partenaire et le document concerné.
Ce qui n'est pas possible
Déposer, ajouter ou mettre à jour un document à la place de votre partenaire, même si vous l'avez reçu par e-mail : il n'y a pas de bouton pour cela. Demandez-lui de le déposer depuis son espace, par exemple avec Relancer le ST.
Utiliser Télécharger les documents pour envoyer un fichier : ce bouton sert uniquement à récupérer les documents déjà déposés.
Accepter ou refuser un document dont la vérification revient à AddWorking, notamment les cinq documents légaux listés plus haut.
Accepter ou refuser un document sans le rôle « Validateur de documents ».