Cet article s'adresse aux partenaires (prestataires, sous-traitants) qui suivent leurs propres documents. Vous êtes donneur d'ordres et suivez les documents d'un partenaire ? Consultez l'article « Suivre la conformité de mes partenaires (donneur d'ordres) ».
Où voir le statut
La page Documents (menu latéral) : tous vos documents, avec leur statut.
Le tableau de bord, section À faire, onglet Documents : les documents à déposer ou à signer.
L'onglet Documents de conformité d'un contrat : les documents demandés pour ce contrat.
Les statuts
Un document « Expire bientôt » est toujours valide : il ne bloque pas la signature d'un contrat.
En attente : combien de temps ?
Pour les documents vérifiés par AddWorking, comptez environ deux jours pour la vérification. Pour les documents vérifiés par votre donneur d'ordres, le délai dépend de lui. Les documents générés et signés en ligne sont validés dès la signature.
Consultez aussi les commentaires du document, dans la colonne de droite de sa fiche. Si l'attente dépasse nettement ce délai, ou si le document bloque la signature d'un contrat, écrivez-nous depuis la messagerie de la plateforme (bulle en bas à droite) en indiquant le nom du document.
Qui vérifie mes documents ?
Cinq documents légaux, toujours vérifiés par AddWorking, jamais par le donneur d'ordres : l'attestation d'immatriculation (extrait Kbis), l'attestation de vigilance URSSAF, l'attestation de régularité fiscale, l'attestation d'assurance Responsabilité Civile professionnelle et l'attestation d'emploi de salariés étrangers hors UE. Ces documents servent pour tous vos clients : vous les déposez une seule fois.
Tous les autres documents : selon l'abonnement de votre donneur d'ordres et celui de votre entreprise, ils sont vérifiés par AddWorking ou par les validateurs de documents de votre donneur d'ordres.
Validés automatiquement à la signature, sans vérification humaine : les documents générés et signés en ligne. Tant qu'ils ne sont pas signés, ils restent « En attente de signature ».
Fournis par e-Attestations : si votre client utilise e-Attestations, certains documents arrivent déjà validés et vous ne pouvez pas les remplacer vous-même (bouton grisé).
« Demandé par ... » désigne celui qui demande le document, pas forcément celui qui le vérifie.
Document rejeté
Le motif du refus s'affiche quand vous ouvrez le document, avec son auteur : « Vérifié par AddWorking », ou le nom de la personne et de l'entreprise qui a refusé. Un e-mail est aussi envoyé aux membres « Gestionnaire de conformité avec les clients » de votre entreprise (à défaut, aux administrateurs). Corrigez le document, puis cliquez sur Mettre à jour sur le même document. Voir « Déposer ou mettre à jour un document (partenaire) ».
Date de fin de validité et rappels
La date de fin de validité est celle que vous saisissez au dépôt, d'après le document. Un e-mail de rappel part 30 jours avant l'échéance, puis un autre à l'expiration. Ces rappels sont envoyés aux membres « Gestionnaire de conformité avec les clients » de votre entreprise : si personne n'a ce rôle, ils ne partent pas. Un administrateur peut l'attribuer dans les paramètres des membres.
Ce qui n'est pas possible
Faire vérifier par votre donneur d'ordres l'un des cinq documents légaux vérifiés par AddWorking (liste ci-dessus) : il n'a pas la main dessus, le lui demander n'accélère rien.
Ignorer un document « Manquant » : c'est un document demandé. Déposez-le, ou écrivez-nous si vous pensez qu'il ne vous concerne pas.
Faire déposer un document par votre donneur d'ordres : le dépôt revient toujours à votre entreprise.
Signer un document « En attente de signature » sans le rôle « Signataire documents » : le bouton Signer est grisé avec le message « Action réservée aux signataires de documents de votre entreprise ».
Remplacer vous-même un document fourni par e-Attestations.