Cet article s'adresse aux donneurs d'ordres. Un agrément (par exemple une déclaration de sous-traitance DC4) se crée depuis un contrat déjà signé, dans sa section Agréments, et se signe électroniquement, y compris par des signataires externes qui n'ont pas de compte AddWorking.
Avant de commencer
Vous pouvez créer un agrément si :
la fonctionnalité Agréments est activée pour votre entreprise (sinon, la section Agréments n'apparaît pas) ;
le contrat est un contrat de base, pas un avenant ni un agrément ;
le contrat est signé, actif ou échu ;
aucun autre agrément n'existe déjà sur ce contrat. Un agrément annulé ou refusé n'empêche pas d'en créer un nouveau.
Créer l'agrément
Étape 1
Cliquez sur Contrats dans le menu latéral.
Étape 2
Recherchez votre contrat, puis cliquez dessus pour l'ouvrir.
Étape 3
Cliquez sur Créer dans la section Agréments.
Étape 4
Dans Identification, vous pouvez modifier le nom de l'agrément et renseigner un numéro (facultatif).
Étape 5
Dans Circuit de validation, vous pouvez ajouter un ou plusieurs approbateurs (facultatif).
Étape 6
Cliquez sur Suivant, puis choisissez la source de l'agrément parmi les trois possibilités décrites ci-dessous : Des pièces du contrat, D'un fichier à faire agréer ou D'un fichier déjà signé.
Source : Des pièces du contrat
Vous réutilisez des pièces déjà signées du contrat, et des documents de conformité de votre partenaire. Sont proposés : les pièces du contrat, celles des avenants signés ou actifs, et les documents de conformité validés du partenaire exigés par le modèle du contrat ou d'un avenant en vigueur. Un document de conformité composé de plusieurs fichiers apparaît grisé : il ne peut pas être ajouté à l'agrément.
Étape 1
Cliquez sur Des pièces du contrat.
Étape 2
Cliquez sur Suivant.
Étape 3
Renseignez l'Email du signataire.
Étape 4
Renseignez son Prénom.
Étape 5
Renseignez son Nom.
Étape 6
Si besoin, ajoutez d'autres signataires avec Ajouter un signataire.
Étape 7
Cliquez sur Choix des pièces pour sélectionner les documents à joindre.
Étape 8
Dans la liste, cliquez sur le document voulu, par exemple DC4 - Déclaration de sous-traitance.
Étape 9
Cliquez sur la ou les pièces à ajouter.
Étape 10
Cliquez sur Ajouter.
Étape 11
Pour chaque pièce ajoutée, vous pouvez la Retirer, ou indiquer qu'elle doit être signée avec À signer.
Étape 12
Si vous avez choisi À signer, positionnez le ou les signataires sur le document.
Étape 13
Sélectionnez la signature et placez-la à l'endroit où elle doit figurer.
Étape 14
Les documents ajoutés s'affichent en bas à gauche ; vous pouvez les modifier ou les supprimer.
Étape 15
Cliquez sur Valider pour ajouter les documents sélectionnés à l'agrément.
Étape 16
Cliquez sur Créer un agrément.
Étape 17
Si besoin, ajoutez d'autres documents : cliquez sur Pièces de l'agrément, puis sur Ajouter une annexe.
Étape 18
Cliquez sur Envoyer à la signature.
Source : D'un fichier à faire agréer
Vous importez un agrément déjà signé par votre partenaire et par vous, pour le faire signer par des signataires externes (parties tierces, sans compte AddWorking).
Étape 1
Cliquez sur D'un fichier à faire agréer.
Étape 2
Renseignez l'Email du signataire.
Étape 3
Renseignez son Prénom.
Étape 4
Renseignez son Nom.
Étape 5
Si besoin, ajoutez d'autres signataires avec Ajouter un signataire.
Étape 6
Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier PDF.
Étape 7
Si besoin, visualisez ou supprimez le document importé.
Étape 8
Faites glisser la ou les signatures sur la page du document.
Étape 9
Positionnez chaque signature à l'endroit voulu.
Étape 10
Cliquez sur Créer un agrément.
Étape 11
Si besoin, ajoutez d'autres documents : cliquez sur Pièces de l'agrément, puis sur Ajouter une annexe.
Étape 12
Cliquez sur Envoyer à la signature.
Source : D'un fichier déjà signé
Vous importez un agrément déjà signé par toutes les parties, pour l'archiver.
Étape 1
Cliquez sur D'un fichier déjà signé.
Étape 2
Cliquez sur Suivant.
Étape 3
Cliquez sur Parcourir pour importer le fichier PDF.
Étape 4
Si besoin, visualisez ou supprimez le document importé.
Étape 5
Cliquez sur Créer un agrément.
Comment les signataires externes signent l'agrément
Étape 1
Quand l'agrément est envoyé en signature, le premier signataire reçoit un e-mail avec un lien vers l'agrément. Il prend connaissance des pièces, puis clique sur CONTINUER.
Étape 2
Il saisit le code de sécurité reçu par e-mail.
Étape 3
Il clique sur CLIQUER POUR SIGNER.
Étape 4
Il peut cliquer sur TÉLÉCHARGER LES DOCUMENTS pour récupérer les documents signés.
Étape 5
S'il y a un second signataire, il reçoit à son tour l'e-mail l'invitant à signer. Quand tous ont signé, chacun reçoit un e-mail pour télécharger l'agrément signé.
Ce qui n'est pas possible
Créer un agrément avec un modèle d'avenant : un agrément n'est pas un avenant.
Créer un agrément sur un contrat qui n'est pas encore signé, ni sur un avenant ou un autre agrément.
Créer un second agrément sur un contrat qui en a déjà un. Seul un agrément annulé ou refusé permet d'en créer un nouveau.
Ajouter à l'agrément un document de conformité composé de plusieurs fichiers : il apparaît grisé dans la liste.
Créer un agrément si la section Agréments n'apparaît pas : la fonctionnalité n'est pas activée pour votre entreprise. Écrivez-nous depuis la messagerie de la plateforme (bulle en bas à droite).