Cet article s'adresse à tous les utilisateurs : donneurs d'ordres et partenaires (prestataires, sous-traitants) signataires d'un contrat. Il explique comment joindre au dossier d'un contrat des fichiers liés à ce contrat, par exemple une acceptation de sous-traitance, le contrat principal, un procès-verbal, une caution ou un compte rendu.
Avant de commencer
Quand : dès l'envoi du contrat en signature et pendant toute sa vie (à signer, signé, actif, échu). Tant que le contrat est en préparation, la carte Documents joints n'apparaît pas : un fichier s'ajoute alors comme pièce ou annexe du contrat.
Qui peut ajouter : le donneur d'ordres qui porte le contrat, et le partenaire signataire du contrat.
Qui peut supprimer : uniquement le donneur d'ordres.
Fichier : 10 Mo maximum.
Un document joint n'est pas signé et n'entre pas dans le PDF du contrat.
Joindre un document à un contrat
Étape 1
Cliquez sur Contrats dans le menu latéral.
Étape 2
Cliquez sur le contrat concerné pour l'ouvrir. Il doit avoir été envoyé en signature (à signer, signé, actif ou échu).
Étape 3
Dans l'onglet Vue générale, repérez la carte Documents joints à droite, puis cliquez sur Ajouter.
Étape 4
La fenêtre de votre ordinateur s'ouvre : sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Le fichier est envoyé tout de suite, sans autre validation.
Étape 5
Le fichier apparaît dans la liste de la carte Documents joints, avec son nom, son format, sa taille et sa date d'ajout. Les icônes à droite permettent de le visualiser, de le télécharger et, pour le donneur d'ordres, de le supprimer. L'ajout figure aussi dans la chronologie du contrat (« Document joint ajouté »).
Ce qui n'est pas possible
Ajouter un document joint à un contrat en préparation : ajoutez le fichier comme pièce ou annexe du contrat.
Faire signer un document joint ou l'intégrer au PDF du contrat : pour un fichier qui doit être signé, ajoutez-le comme pièce ou annexe pendant la préparation du contrat.
Supprimer un document joint en tant que partenaire : seul le donneur d'ordres le peut.
Déposer un document de conformité (attestation, Kbis, assurance) comme document joint : les documents de conformité se déposent depuis la page Documents ou l'onglet Documents de conformité du contrat.